En esta guía vas a aprender cómo importar tus compras/gastos desde ARCA directamente al sistema Dux, de forma rápida y automática.
Este proceso te ayudará a ahorrar tiempo y evitar errores manuales al trasladar tus compras al sistema contable de tu negocio.
Haciendo clic en el print de pantalla, podrás ver la imagen más grande.
💡 Tené en cuenta que, aunque los comprobantes correspondan a compras, el sistema los registrará como gastos
Descargar archivo
1. Accedé a la página de ARCA.
2. Iniciá sesión con tu CUIT y Clave Fiscal para ingresar al portal de ARCA.
3. En el buscador del portal de ARCA, escribí “Mis Comprobantes”. Seleccioná la opción correspondiente para ingresar al servicio.
4. Dentro del servicio Mis Comprobantes, elegí la opción “Comprobantes recibidos” para visualizar tus compras o gastos registrados en ARCA.
5. Aplicá los filtros por fecha u otros criterios según el período que necesites consultar. Hacé clic en el botón “Buscar” para mostrar los comprobantes correspondientes.
Al descargar el archivo desde AFIP, no es necesario modificar ninguna columna: se debe importar exactamente tal como se descargó.
⚠️ Aclaración:
Las compras y gastos se cargarán únicamente como gastos dentro del sistema.
Esto significa que no se importará stock ni productos a través de este proceso.
Habilitar permiso
1. Ingresá a Configuración General > Perfiles de Acceso > Permisos de Aplicación.
2. En el buscador de Permisos de Aplicación, escribí “ARCA”.
3. Tildá la opción “PERMISO IMPORTAR COMPRAS ARCA” para habilitar la función.
4. El usuario afectado debe cerrar sesión y abrirla nuevamente para que tome los cambios.
Importar archivo
1. Ingresá a Base de Datos > Importar Datos > Iniciar Nueva Importación.
2. Elegí la opción “Compra ARCA” y hacé clic en “Siguiente”.
3. Seleccioná el archivo a importar.
Botón Match Gasto/Proveedor
Este botón es opcional y permite vincular el detalle del comprobante importado con un gasto específico dentro del sistema.
Cuando se realiza el match, el sistema asocia automáticamente el proveedor del archivo con el gasto correspondiente.
Por ejemplo:
Si el proveedor es FitnessGroup y en Dux tenemos creado el gasto GYM, al realizar el match entre ambos, cada vez que se importe un gasto de FitnessGroup, se asociará de forma automática con el gasto GYM.
En caso de no realizar el match, el sistema asignará un gasto genérico, según la alícuota de IVA del comprobante:
Gasto Genérico IVA 21%
Gasto Genérico IVA 27%
Gasto Genérico IVA 10,5%
Gasto Genérico IVA 2,5%
Gasto Genérico IVA 0%
Para crear una nueva asociación, hacé clic en el botón Match Gasto/Proveedor y luego en Agregar.
Se abrirá una pantalla donde deberás completar los siguientes campos:
Proveedor: seleccioná el proveedor correspondiente.
Cod. Producto (Código del Gasto): indicá el gasto al que querés asociarlo.
Podés utilizar la lupita 🔍 para buscar y seleccionar ambos ítems fácilmente.
Una vez guardado, el sistema recordará esta relación para futuras importaciones y aplicará automáticamente el gasto asociado al proveedor.
Luego hacé clic en siguiente.
⚠️ Advertencia:
Cada factura importada se cargará como gasto genérico.
👉 No se ingresará stock ni se registrará como compra.
4. Seleccioná todas las columnas del archivo Excel que se van a importar y luego hacé clic en el botón “Siguiente” para continuar con el proceso.
⚠️En caso de error por campos no coincidentes⚠️
Si al subir el archivo en Dux los campos no coinciden correctamente, deberás agregar una fila extra al inicio del archivo Excel.
De esta forma, los nombres de las columnas quedarán en la fila 2, tal como se muestra en la imagen de ejemplo.
Esto permite que el sistema identifique correctamente los encabezados y pueda importar los datos sin errores.
5. Por último, ingresá un correo electrónico donde recibirás la notificación una vez que la importación haya finalizado.
Luego, hacé clic en el botón “Finalizar importación”.
El sistema abrirá automáticamente el historial de archivos importados, donde podrás ver el estado del proceso:
En proceso: la importación aún se está ejecutando.
Finalizado: el sistema indicará si se completó correctamente o si hubo errores en alguna de las filas.
En caso de que existan errores, recibirás un correo con un archivo Excel detallando los errores detectados en cada fila para que puedas corregirlos y volver a importar.
Visualizar información
Para consultar los gastos importados, dirigite al módulo Compras > Gastos.
Allí vas a poder visualizar todos los registros cargados a través del archivo Excel, junto con su detalle correspondiente.
En caso de que el archivo contenga Notas de Crédito, estas también se cargarán correctamente, pero se visualizarán en el apartado:
Compras > Notas de Crédito/Débito Gastos
Consideraciones a tener en cuenta
🔸El sistema realiza el match del proveedor a través del CUIT.
Si el proveedor no tiene un gasto asociado, se le asignará automáticamente un Gasto Genérico, que luego el cliente podrá modificar.
Existen gastos genéricos según la alícuota de IVA, por ejemplo:
Gasto Genérico IVA 21%
Gasto Genérico IVA 10,5%
Gasto Genérico IVA 0%
🔸 Comprobantes con múltiples alícuotas:
Si un comprobante incluye más de una alícuota de IVA, no podrá ser importado y deberá ser omitido.
🔸 Diferencia de alícuotas:
Si un proveedor está asociado a un gasto con determinada alícuota y se intenta importar un comprobante del mismo proveedor con una alícuota distinta, el sistema mostrará un error.
🔸 Percepciones:
Si el archivo Excel contiene percepciones (columna Imp. Op. Exentas), al no haber detalle, el sistema asignará:
La primera percepción que tenga el cliente, o
Una percepción genérica (“Percepción general”), si no existe ninguna configurada.
🔸 Alícuotas válidas:
0 – 2,5 – 10,5 – 21 – 27
🔸 Creación automática de proveedores:
Si el proveedor no existe, se creará automáticamente a través del CUIT.
Si ya existe, se usará el existente (siempre que el CUIT coincida).
Si el proveedor está deshabilitado y se sube un Excel con ese CUIT, el sistema lo rehabilitará automáticamente y se notificará por mail al usuario.
🔸Las percepciones se cargarán automáticamente como “Genéricas de Ingresos Brutos” (sin jurisdicción).
En caso de necesitar agregar una jurisdicción específica o modificar la percepción asignada, será necesario:
Anular el gasto cargado.
Volver a cargarlo con la información correcta.
Posibles Errores
No aparecen las columnas para vincular con los campos en Dux.
Dependiendo del formato con el que se descargue el archivo el sistema puede tener dificultades en procesar el mismo.
Se puede corregir volviendo al archivo y eliminando la primera fila.
Una vez realizada esta acción se debe agregar una fila encima así de esta forma en vez de conservar la primera fila con el título de ‘Mis Comprobantes Recibidos’ conservamos una fila vacía.
Antes de volver a realizar la importación, guardá el archivo en formato Excel 97-2003 (.xls).
Luego, avanzá nuevamente con la importación en Dux siguiendo los pasos anteriores.
Las columnas del archivo figuran con los calores en vez de los títulos.
Para que el sistema procese correctamente los encabezados, agregá una fila vacía por encima de la primera fila del archivo (la que contiene los títulos de las columnas).
De esta forma, los títulos quedarán en la fila 2, lo que permite que Dux los identifique correctamente durante la importación.
Antes de volver a realizar la importación, guardá el archivo en formato Excel 97-2003 (.xls).
Luego, avanzá nuevamente con la importación en Dux siguiendo los pasos anteriores.
La importación aparece con registros 0.
Si el archivo no se importa correctamente, puede deberse a que:
Se está subiendo con un formato incorrecto, o
No se seleccionaron todas las columnas necesarias durante la importación.
Para solucionarlo:
Volvé al archivo y guardalo en formato Excel 97-2003 (.xls).
Ingresá nuevamente al importador de Compras ARCA.
Tildá todas las columnas que necesites subir, verificando que los campos a vincular en Dux estén correctamente seleccionados.
El comprobante que intenta importar ya existe.
Si al importar el archivo el sistema indica que el comprobante ya fue cargado previamente, significa que ese número de comprobante ya existe en Dux.
En ese caso, podés omitir esa fila del archivo y continuar con la importación del resto, ya que el comprobante anterior ya se encuentra registrado en el sistema.
Estamos para acompañarte en lo que necesites.
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