En esta guía, te mostraremos como crear un gasto nuevo en la base de datos y como cargar comprobantes y facturas de gastos.
Esta función te será de utilidad para poder registrar los gastos que tenga tu empresa en el día a día, como por ejemplo el pago de alquiler del local.
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Cargar Gasto en Base de Datos
Los gastos pueden ser creados de manera manual únicamente.
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo de base de datos > gastos y hacer clic en nuevo gasto.
2. Se abrirá una nueva ventana, donde podrás completar los campos disponibles para crear el gasto.
Código: aquí deberás colocarle un código al gasto. Cada código es único y no es un dato editable. Se comparte código con productos, por ende si tenés un código en uso para un producto, no podrás colocarlo en un gasto y viceversa.
Gasto: aquí deberás colocar el nombre que va a tener el gasto.
IVA: aquí deberás colocar el porcentaje de IVA que tendrá el gasto.
Sucursal: aquí podrás elegir en qué sucursal estará habilitado el gasto.
Proveedor: aquí podrás elegir a qué proveedor asociar el gasto.
Costo: aquí podrás colocar el valor del gasto. Suele completarse cuando el gasto tiene un valor fijo, por ejemplo ALQUILER, en cambio, para gastos sin un valor fijo podrás dejarlo en 0 y completarlo directamente en el comprobante.
Rubro/Subrubro: aquí podrás asociar el gasto a un rubro/subrubro determinado.
3. Una vez completados los campos, deberás hacer clic en CREAR.
4. ¡Y listo! Tu gasto quedará disponible para utilizar cuando necesites cargar facturas o comprobantes del mismo.
Cargar Comprobante
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo de compras > gastos > nuevo gasto.
2. Dentro de la pantalla de nuevo gasto, deberás completar la información requerida:
>Información del comprobante:
Sucursal: aquí deberás elegir en que sucursal se registrará el gasto.
Proveedor: aquí deberás elegir el proveedor al que se asociara la compra. Podrás buscar el nombre del proveedor que se encuentre cargado, o cargar uno nuevo desde el botón +.
Tipo de comprobante: aquí deberás elegir el tipo de comprobante que tendrá el gasto.
Comprobante: aquí deberás colocar el número del comprobante. Por ejemplo: A-00001-00002569. La letra que se coloque debe coincidir con la categoría fiscal que tenga cargada el proveedor.
Condición de pago: aquí podrás elegir la condición de pago que tenga el comprobante. La misma debe haber sido creada previamente en sistema, para más información podés acceder a la siguiente guía ¿Cómo activar Condiciones de Pago?
Fecha: aquí deberás colocar la fecha del comprobante.
Fecha de imputación contable: aquí deberás colocar la fecha de imputación que tendrá el comprobante. Esto determinará con que fecha figurara en el libro IVA.
Fecha de vencimiento: aquí podrás colocar la fecha de vencimiento del comprobante.
Observaciones: aquí podrás añadir un comentario en líneas generales del servicio.
>Detalles del comprobante:
Código de gasto (*): aquí podrás buscar el gasto a través del código.
Gasto (*): aquí podrás buscar el gasto a través del nombre del mismo. En caso de no tenerlo creado, podrás agregar uno nuevo desde el signo +.
Cantidad (*): aquí deberás añadir la cantidad.
Precio unitario: aquí deberás ingresar el precio del servicio.
Porcentaje de descuento: aquí podrás agregar un descuento en caso de necesitarlo.
Al finalizar, deberás hacer clic en el botón +.
>Formas de pago:
Caja: aquí podrás elegir la caja, en caso de que haya más de una creada. Por defecto, se mostrará la habilitada a la sucursal en la que estás actualmente logueado.
Punto de Venta: aquí podrás elegir el punto de venta y esto determinará la secuencia del recibo de pago.
Tipo valor: aquí tendrás la opción de elegir la forma de pago seleccionada. Por defecto, se encuentran predeterminadas las opciones de efectivo, cheque de tercero, cuenta (donde podrás incluir medios alternativos como por ejemplo Mercado Pago, transferencias bancarias, tarjetas de débito, chequera propias, entre otros). Es importante destacar que las dos últimas opciones deben ser configuradas previamente en el apartado de Configuración > Tesorería.
Moneda: debes seleccionar la moneda, los valores posibles son pesos o dólares.
Monto: aquí deberás indicar el monto a pagar, podrás ingresar la totalidad del pago o de forma parcial, por ejemplo si no se abona la totalidad, el restante a pagar ingresará en la cuenta corriente del proveedor.
Luego deberás hacer clic en el botón + para agregar el pago.
En caso de no hacer clic en "+", la compra se registrará como cuenta corriente a favor del proveedor, ya que al no agregar el pago se considerará como una deuda pendiente.
3. Por último, deberás hacer clic en GENERAR.
4. ¡Y listo! Tu gasto habrá sido cargado.
Gasto Rápido
Esta función te será de utilidad para aquellos gastos que no lleven un comprobante o factura. Por ejemplo: Ir a entregar mercadería a un cliente, y comprar algún producto en un kiosco. Con el gasto rápido no deberemos cargar ni el comprobante ni el kiosco como proveedor, pero sí registrar el gasto realizado.
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo de compras > gastos y hacer clic en nuevo gasto rápido.
2. Se abrirá una nueva ventana, donde deberás completar los campos con la información correspondiente del gasto:
Información del gasto
Sucursal: aquí deberás seleccionar a qué sucursal imputas el gasto.
Proveedor: por defecto viene completado con el proveedor GASTO RÁPIDO.
Fecha: aquí deberás ingresar la fecha de registro del gasto.
Gasto (*): aquí podrás buscar el gasto desde el botón de la lupita en caso de tenerlo cargado o podrás cargar uno nuevo desde el botón +.
Comprobante: por defecto el sistema le asigna un número de comprobante. Podrás editarlo manualmente en caso de necesitarlo.
Total: Aquí añadir el total del gasto.
Fecha de vencimiento: aquí podrás registrar la fecha de vencimiento del comprobante.
Condición de pago: aquí podrás elegir la condición de pago del comprobante.
Observaciones: aquí podrás añadir un comentario sobre el gasto.
Formas de pago
Tipo de valor: aquí debes seleccionar la forma de pago, por ejemplo Efectivo.
Total: aquí se mostrará el monto a pagar.
Al finalizar hacer clic en el botón de +.
3. Por último, deberás hacer clic en ACEPTAR.
4. ¡Y listo! Tu gasto estará cargado.
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