Introducción
Diferencia entre Cuenta y Caja
CUENTA
Son los medios de pagos/cobros que recibimos a la hora de cobrar una venta y que realizamos a la hora de pagar una compra. Por ejemplo: Efectivo, Tarjeta, Cheques, Mercado Pago, Transeferencias, etc.
CAJA
Es el registro contable de todas las transacciones económicas que ocurren en un día/semana/mes determinado en tu negocio, es decir, es un recuento de las ventas y los gastos del negocio que se hace diariamente al finalizar la jornada de trabajo.
Creación de Cajas
Para el óptimo manejo de una caja diaria/caja chica, recomendamos crear dos cajas.
Caja Diaria/Caja chica: Caja para el trabajo del día a día (ventas de mostrador, gastos menores, etc.) donde la misma tendrá el control de apertura/cierre.
Caja Central/Caja Mayor: Caja recudaddora para el manejo administrativo (compras, acreditaciones de tarjeta, manejo de bancos, etc.). Esta caja será la que reciba todo los saldos de las cuentas de la caja chica.
Creación de la Caja Administrativa
Pasos a seguir para habilitar las cuentas para apertura y cierre
Ingresar al módulo de Configuración > Tesorería > Caja
Hacer click en el botón Agregar
Nos aparecerá una ventana donde completaremos datos para la creación de la Caja
Caja: Aquí colocaremos el nombre la caja.
Empresa: Aquí deberemos seleccionar la empresa en donde funcionará esta caja.
Cuentas: Deberás seleccionar que cuentas estarán habilitadas para usar en los cobros y pagos.
Sucursales: En caso de tener mas de una sucursal, podrás seleccionar la sucursal que tendrá habilitada esta caja.
Personales: Podrás habilitar que personal tiene acceso a la caja.
Controla apertura cierre: Si tildamos esta opción habilitaremos a esta caja para que haga apertura y cierre donde deberemos elegir a que caja se transfirá los saldos al cierre. En este caso como estamos creando una CAJA CENTRAL/ RECAUDADORA NO deberíamos tildar esta opción, ya que es la que se va a utilizar para la administración y siempre estará abierta.
En caso de tener más de una sucursal, se recomienda tener una sola caja mayor, o bien una caja mayor por sucursal.
Creación de la Caja Diaria
Para la creación de esta caja, deberemos realizar exactamente los mismos pasos que para la creación de caja mayor, con la diferencia de que en ésta caja SI vamos a tildar la opción de Controla apertura/cierre, ya que esta caja será donde se realicen todas las operaciones diarias como ventas, compras, gastos, etc.
Controla apertura cierre: ahora SI marcaremos ésta opción
Imprime informe de cierre de caja: Al realizar el cierre de caja, el cajero podrá ver un informe final de los saldos y diferencias por cuenta.
Transferir saldo al cierre: Esta opción permite que de forma automática, al cerrar caja, el saldo restante se transfiera a la caja grande. Recomendamos activarla para que no se acumulen saldos de tarjetas, bancos, etc en la caja diaria.
Cuentas apertura / cierre: tenemos que seleccionar las cuentas que utilizaremos en al abrir y cerrar caja.
Alerta por diferencia de caja: Si marcamos esta opción, el sistema enviará un correo automáticamente cada vez que un cajero cierre la caja con algún faltante o sobrante de dinero.
En caso de tener varias sucursales, se recomienda tener una caja diaria por sucursal y marcar la opción de transferencia de saldo automática hacia la caja mayor.
Configuración de Cajas
El paso siguiente será la configuración de las cajas.
Para eso seguiremos los siguientes pasos:
Hacer click sobre el nombre de la Caja
2. Luego nos llevará al menú de la caja donde podremos configurarla con mas detalles.
En el caso de que sea la Caja Central nos aparecerá el siguiente Menú:
Sucursales: En caso de tener mas de una sucursal, podrás seleccionar la sucursal que tendrá habilitada esta caja.
Cuentas: Deberás seleccionar que cuentas estarán habilitadas para usar en los cobros y pagos.
Personal: Podrás habilitar que personal tiene acceso a la caja.
Terminales: Aquí deberamos agregar las teminales (posnet) para que se registres la ventas que se cobren con tarjetas. Las terminales habrá que creearlas previamente para que nos aparezcan cuando las busquemos y queramos agregarlas.
En el caso de que sea la Caja Chica nos aparecerá el siguiente Menú:
Será lo mismo que en el caso anterior, con la diferencia de que en éste caso se agrega la solapa de Cuenta Apertura/Cierre, allí podras configurar especificamente cada cuenta y personalizarlas.
Creación y Configuración de Terminales
En esta sección mostraremos como crear las terminales para luego agregarlas en las cajas. El sistema nos permite agregar las terminales en la caja, que sería el número de posnet que utilizamos para cobrar con tarjetas de crédito / débito.
Pasos a seguir para configurar las terminales en caja
Ingresar al módulo de Configuración > Tesorería > Terminal
Nos abrirá una ventana donde deberemos completar los campos con información solicitada.
Terminal (*): Aquí tendrás que definir el número de posnet.
Cajas Habilitadas: En el desplegable podemos seleccionar a que caja vincularla.
Al finalizar hacer click en Crear.
Al crear la nueva terminal, nos dirige a otra pantalla donde figura a que caja realizaste la vinculacion, si queremos agregar una nueva , debemos hacer click en AGREGAR.
Configuración de Cuentas
Para el control de apertura/cierre, generalmente se utiliza únicamente efectivo. También se puede tener en cuenta otros modos de pago al hacer el cierre como tarjeta, mercadopago, etc. No se recomienda utilizar cheques, ni cuentas que representen bancos.
Activada: Modo de pago que vamos a utilizar.
Permite Editar Apertura: Esta opción nos permite modificar el importe que tenemos en caja al momento de la apertura.
Transferir saldo al cierre: Cuando se cierra la caja, se transfiere el saldo a la caja que configuramos en el paso anterior.
Mostrar saldo al cerrar caja: Muestra el saldo cuando cerramos la caja diaria.
En esta solapa podemos ver todas las cuentas que tenemos configuradas en el sistema. Tendrás que tildar las cuentas que van a utilizar en apertura y cierre de caja.
Apertura y Cierre de Cajas
En la siguiente sección te enseñaremos cómo realizar Apertura y Cierre de caja.
El sistema nos permitirá hacer apertura de caja ingresando el valor que tenemos al principio del día, y luego de realizar varios movimientos como Ventas, compras, gastos ,etc terminando la jornada laboral podrás cerrar caja y que el saldo se transiera a la Caja Central.
Loguernos en la Caja correspondiente
Pasos a seguir:
Posicionarnos en la Caja que deseamos trabajar
Si deseamos cambiar de caja deberemos hacer click en el avatar de usuario y elegir la opción Cambiar Caja.
Apertura de Caja
Para gestionar la apertura de la caja:
Ingresar al Modulo de Tesoreria > Caja Diaria > Apertura Caja.
Una vez allí, nos aparecerá las cuentas que hayamos configurado para editar saldo apertura. Deremos colocar el saldo con el que comenzamos el dia laboral (seria el cambio). Se puede dejar en cero, si no tenemos nigun monto. Luego presionar arriba a la derecha en Guardar. De esta forma ya esta la caja abierta, lista para gestionar ventas.
NO SE PODRÁ REALIZAR NINGUNA OPERACIÓN SI NO REALIZAMOS APERTURA DE CAJA.
Cierre de Caja
Dirigirse al modulo de Tesorería > Caja Diaria > Cierre de Caja
Una vez allí, nos aparecerá las cuentas y cada una de ellas con sus saldos correspondientes. Tengan en cuenta que las cuentas que no tuvieron movimientos aparecerán con saldos cero.
Por último lo que haremos será hacer click en Guardar. De esta forma hemos generado exitosamente el cierre de caja.
En el caso de que cuando hicimos la configuración de la caja hayamos elegido que Imprima Informe Cierre de Caja, luego del confirmar el cierre de caja nos llevará al Informe.
Aquí podremos imprimir el informe en formato A4 y en formato ticket.
Consulta Aperturas y Cierres de Caja de diferentes días
En esta sección aprenderás cómo consultar todas las apertura y cierres de caja realizados. El sistema nos permite analizar cada apertura y cierre de caja para corroborar si hubo diferencia de caja, y consultar quien realizo los movimientos y que cuentas fueron utilizadas.
Pasos a seguir para consultar la apertura y cierre de caja
Dirigirse al modulo de Tesorería > Caja Diaria > Consulta Apertura Cierre de Caja
Una vez allí, podremos aplicar filtros de busqueda para buscar información especifica.
Caja: podrás seleccionar todas las cajas, o una en particular.
Fecha (desde - hasta): podes iniciar la búsqueda por rangos de fechas.
Información que podremos recaudar de la consulta:
Caja: aquí nos muestra la caja que realizo la apertura y cierre de caja.
Fecha apertura: aquí nos muestra la fecha y hora de la apertura de caja.
Persona apertura: seria el personal que realizo la apertura de caja.
Fecha cierre: aquí nos muestra la fecha y hora de cierre de caja.
Persona cierre: seria el personal que realizo el cierre de caja.
Saldo apertura sistema: aquí nos muestra el saldo que tiene registrado el sistema inicio del día.
Diferencia apertura: aquí nos trae la diferencia entre el saldo que existía en el sistema y el saldo que ingreso el usuario al abrir caja.
Apertura ingresada por el usuario: aquí nos muestra el saldo que registramos en el sistema al momento de realizar la apertura de caja.
Cobros/Ingresos: aquí nos muestra los ingresos desde que se abrió la caja.
Pagos/Egresos: aquí nos muestra los egresos desde que se abrió la caja
Saldo Sistema al cierre: aquí nos muestra el saldo final que debemos tener en el sistema al momento de cerrar la caja. Es el saldo apertura + cobros - pagos.
Cierre ingresado por el usuario: aquí nos muestra el saldo que ingreso el usuario al cerrar la caja. Puede diferir del saldo que tenia el sistema.
Diferencia cierre: aquí nos muestra la diferencia de caja (diferencia entre lo que habia en el sistema y lo que realmente ingreso el usuario) ya sea positiva o negativa.
Diferencia efectivo: sería la diferencia al cierre considerando solo efectivo
Si presionamos el botón de la primer columna de la tabla, podremos ver un análisis mas detallado de cada cierre ingresando a cada cuenta y ver todos los movimientos generados.
Además podrás imprimir el resumen de caja en formato A4 y ticket.
Ajustar saldo de caja
En esta sección te vamos a mostrar cómo ajustar el saldo de caja. Con esta funcionalidad podrás ajustar el saldo de cada cuenta de cada caja que utilizamos.
Por ejemplo: si en la cuenta Efectivo tenemos un saldo que no es correcto, lo podes ajustar y se verá reflejado en caja y asentado en los movimientos de caja.
Habilitar permiso Ajustar Saldo para nuestro usuario (por defecto el permiso viene deshabilitado). Desde Configuración > General > Perfiles de acceso >Permisos Aplicación y colocar en el buscador Ajustar Saldo Caja y asignarlo a los perfiles de acceso correspondientes para que los usuarios asignados al perfil puedan realizar el ajuste de saldo.
Una vez realizado esto vas a tener que cerrar y volver a abrir sesión en DUX para que el cambio impacte.
Dirigirnos al módulo Tesoreria > Movimientos, haremos click en el botón Ajustar Saldo
Nos abrirá una ventana emergente con los siguientes datos a completar:
Cuenta: aquí nos muestra la cuenta que queremos modificar.
Saldo actual: aquí nos muestra el saldo de hoy en día en la cuenta.
Nuevo saldo: aquí debemos ingresar el nuevo saldo que queremos para realizar el ajuste.
Observaciones: aquí podrás añadir un comentario libre del ajuste.
Al finalizar debemos presionar en Guardar.
Esperamos que esta guía haya sido útil. Si tienes alguna pregunta adicional, no dudes en contactar a nuestro servicio de atención al cliente para obtener más ayuda.Recuerda que puedes escribirnos a [email protected] si tenes inquietudes sobre este u otras funcionalidades. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.