En esta guía respondemos algunas de las consultas más habituales relacionadas con el uso del módulo de Tesorería, la gestión de cajas, los movimientos de dinero y la configuración de formas de pago dentro del sistema.
¿Qué diferencia hay entre caja, cuentas y tarjetas?
En el módulo de Tesorería estos tres conceptos cumplen funciones diferentes dentro de la gestión de cobros y pagos.
Caja
La caja es el lugar donde se registran los movimientos de dinero dentro del sistema.
Desde una caja se gestionan operaciones como:
cobros a clientes
pagos a proveedores
ingresos o egresos manuales
Cuentas
Las cuentas representan las formas de pago o cobro utilizadas en el negocio.
Por ejemplo:
efectivo
transferencia
Mercado Pago
cuenta corriente
Estas cuentas son las que luego se utilizan dentro de las cajas para registrar los movimientos.
Tarjetas
Las tarjetas corresponden a tarjetas de crédito habilitadas en el sistema.
Se utilizan al momento de registrar cobros a clientes con tarjeta, permitiendo identificar el medio de pago utilizado.
¿Es posible configurar varias cajas?
Sí.
El sistema permite crear múltiples cajas según la estructura operativa de la empresa.
Por ejemplo, si tu empresa posee varias sucursales, lo recomendable es que cada una cuente con su propia caja diaria.
¿Es posible asignar una caja por defecto a una sucursal?
Sí, es posible asignar una caja predeterminada para cada sucursal.
De esta forma, al iniciar sesión en esa sucursal el sistema conectará automáticamente con la caja configurada.
Para hacerlo:
Ingresa a Configuración.
Accede a General.
Selecciona Empresa y luego Sucursal.
Utiliza el ícono de lápiz para establecer la caja predeterminada.
¿Por qué la forma de cobro que creé no aparece en el cierre de caja?
Para que una forma de cobro aparezca en el cierre de caja es necesario habilitarla dentro de la configuración de la caja diaria.
Para hacerlo:
Ingresa a Configuración > Tesorería > Cajas.
Haz clic en el nombre de la caja.
Accede a la sección Con qué dinero opera.
Tilda la cuenta que deseas utilizar.
Haz clic en Guardar.
Una vez realizado este proceso, la cuenta aparecerá en el cierre de caja.
¿Cuál es la diferencia entre condición de pago y forma de pago?
Condición de pago
Define el acuerdo o plazo del pago.
Ejemplos:
contado
cuenta corriente a 30 días
pago total
Determina cuándo debe pagarse el comprobante.
Forma de pago
Es el medio utilizado para realizar el pago.
Ejemplos:
efectivo
tarjeta
cheque
transferencia
Mercado Pago
¿Qué es una terminal de tarjeta?
Una terminal de tarjeta representa el dispositivo o medio a través del cual se procesan los pagos con tarjeta.
Por ejemplo:
POS de tarjetas
Mercado Pago Point
Clover
Posnet
Dentro del sistema, la terminal permite identificar desde qué dispositivo o medio se realizó el cobro con tarjeta, facilitando el control y la conciliación de los pagos.
La función de Terminal está asociada a la forma de pago Tarjeta.
Si utilizás las tarjetas desde Cuenta, no se vinculan a una terminal, ya que ese dato no es necesario completar en ese caso.
¿Qué es la caja mayor y cuándo conviene utilizarla?
La caja mayor es una cuenta general donde se registran movimientos de dinero sin necesidad de abrir y cerrar caja diariamente.
Generalmente es una caja que maneja el dueño o responsable del negocio, ya que suele utilizarse para acumular o centralizar los saldos provenientes de las cajas diarias.
Por ejemplo, al finalizar el día, el dinero registrado en una caja diaria puede transferirse a la caja mayor, permitiendo concentrar los fondos en una sola cuenta principal.
Este esquema permite:
Centralizar el dinero del negocio en una sola caja principal
Mantener separada la operatoria diaria de cada caja
Tener mayor control sobre los saldos generales de la empresa
La caja mayor suele utilizarse cuando el negocio trabaja con varias cajas diarias o varios empleados, ya que facilita el control y la organización de los movimientos de dinero.
¿Cómo funciona el sistema si utilizo caja diaria?
Si utilizás caja diaria, el sistema registra todos los movimientos de dinero dentro de una caja que se abre al comenzar el día y se cierra al finalizar la jornada.
Durante el día se registran:
Cobros de clientes
Pagos a proveedores
Ingresos o egresos manuales
Movimientos de tesorería
Al cerrar la caja, el sistema genera un resumen con todos los movimientos realizados y el saldo final del día.
Este funcionamiento permite tener un control diario del dinero que entra y sale del negocio.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar caja diaria?
Utilizar caja diaria permite llevar un control ordenado de los movimientos de dinero del negocio.
Entre sus principales beneficios se encuentran:
Controlar el dinero que ingresa y egresa cada día
Detectar diferencias de caja fácilmente
Llevar un registro claro de los cobros y pagos diarios
Facilitar el control de varios empleados utilizando caja
Es especialmente útil para negocios que manejan ventas diarias en efectivo o con múltiples medios de pago.
¿Dónde puedo ver el saldo actual de mi caja diaria?
Podés consultar el saldo actual de tu caja diaria desde:
Tesorería → Movimientos
Allí el sistema muestra el saldo disponible de cada caja, teniendo en cuenta todos los movimientos registrados.
También podés revisar el detalle de movimientos desde la opción de planilla diaria.
¿Existe un plazo obligatorio para realizar el cierre de caja?
No existe un horario o período obligatorio para realizar el cierre de caja.
El sistema sugiere que tanto la apertura como el cierre reflejen la operatoria habitual del manejo de la caja, pero no establece un plazo fijo para realizarlo.
¿Qué sucede si no cierro la caja?
No cerrar la caja no genera un resultado positivo ni negativo en el sistema.
Simplemente, la caja continuará acumulando todos los movimientos de ingresos y egresos en las distintas formas de cobro configuradas.
¿Es posible modificar una caja diaria que ya fue cerrada?
No.
Una vez realizado el cierre de caja, la información queda inmutable.
Esto garantiza la seguridad y consistencia de los movimientos registrados.
Cuando intento abrir la caja no me aparece ninguna opción, ¿qué puedo hacer?
Esto puede suceder por dos motivos comunes:
1. No están configuradas las cuentas para apertura y cierre de caja
Si activaste la caja diaria, es necesario indicar con qué cuentas se va a realizar la apertura y el cierre de la caja.
Para configurarlo:
Ingresá a Tesorería → Caja.
Hacé clic sobre el nombre de la caja que estás utilizando.
Ingresá al apartado Cuentas apertura y cierre.
Seleccioná (tildá) las cuentas que querés utilizar, por ejemplo:
Efectivo
Cuentas
Tarjetas u otros medios de pago
Presioná Guardar.
Luego, al intentar abrir la caja nuevamente, el sistema te mostrará cada cuenta para que puedas ingresar el importe inicial de cada una.
2. Estás logueado en una caja que no tiene apertura y cierre configurado
Otra posibilidad es que estés operando en una caja diferente a la que tiene configurada la apertura y cierre.
Para verificarlo:
Dirigite al extremo superior derecho de la pantalla, donde aparece el nombre de tu usuario.
Allí podrás ver en qué caja estás logueado.
Utilizá la opción Cambiar caja y seleccioná la caja correspondiente.
Una vez dentro de la caja correcta, podrás realizar la apertura normalmente.
¿Se puede modificar el importe de apertura de caja?
No es posible modificar el importe establecido como saldo inicial de apertura.
Como alternativa, puedes registrar el monto mediante un ingreso de caja, de manera que el valor sea considerado al momento del cierre.
👉 Haz clic aquí para ver el procedimiento de ingreso.
¿En qué sección se habilita la opción para modificar el saldo inicial de la caja diaria?
Para habilitar esta opción debes configurarlo en los parámetros de la caja.
Ingresa a Configuración > Tesorería > Caja diaria.
Haz clic sobre el nombre de la caja.
Accede a la sección Cuentas Apertura/Cierre.
Activa la opción Permite editar apertura para las formas de pago que desees modificar.
Una vez configurado, al abrir la caja podrás editar el saldo inicial de las formas de pago habilitadas.
Cuando intento abrir la caja no me permite ingresar el monto en efectivo, ¿por qué sucede?
Esto ocurre porque, en la configuración de la caja, la cuenta Efectivo no tiene habilitada la opción Editar apertura, que es la que permite ingresar manualmente el saldo al momento de abrir la caja.
Para habilitar esta opción, seguí estos pasos:
Ingresá a Tesorería → Caja.
Hacé clic sobre el nombre de la caja que estás utilizando.
Ingresá al apartado Con qué dinero opera.
Buscá la cuenta Efectivo y tildá la columna Editar apertura.
Por último, hacé clic en Guardar.
Una vez realizada esta configuración, al abrir la caja el sistema te permitirá ingresar manualmente el monto de efectivo con el que comenzás la jornada.
¿Qué son los cupones de tarjeta y para qué sirven administrativamente?
Los cupones de tarjeta representan cada operación realizada con tarjeta que todavía no fue acreditada por la entidad de pago.
Administrativamente, los cupones permiten:
Llevar control de las ventas realizadas con tarjeta
Registrar el lote y número de cupón de cada operación
Controlar cuándo la tarjeta acredita el dinero
Conciliar los pagos recibidos con las liquidaciones de la tarjeta
¿Se pueden transferir automáticamente los cupones a una caja?
Sí. Los cupones de tarjeta pueden transferirse a otra caja, ya sea de manera manual o automática, según la configuración utilizada.
Es importante tener en cuenta que lo que se transfiere es el cupón completo, es decir, el sistema mueve el cupón con el monto total registrado en ese cupón.
Por este motivo:
No es posible transferir solo una parte del monto del cupón
Tampoco es posible dividir el cupón entre distintas cuentas
Cuando se realiza la transferencia, el sistema mueve el cupón tal como fue registrado, junto con su importe total, hacia la caja seleccionada.
¿Los cupones de tarjeta se acreditan automáticamente?
No. Los cupones de tarjeta no se acreditan automáticamente en la cuenta bancaria.
Cuando registrás una venta con tarjeta, el sistema genera un cupón pendiente de acreditación. Esto representa el dinero que la tarjeta todavía no depositó.
Cuando la tarjeta realiza la acreditación, debés registrarla desde:
Allí podrás marcar el cupón como acreditado para que el dinero pase a la cuenta correspondiente.
¿Puedo ajustar el saldo de una tarjeta?
No. Cuando utilizás tarjetas con manejo de cupones, no es posible realizar un ajuste directo de saldo.
Esto se debe a que el sistema trabaja con cupones individuales, por lo que no es posible modificar solo una parte del importe de un cupón.
Los ajustes de saldo están pensados para cuentas como efectivo u otras cuentas de tesorería, donde sí se pueden registrar diferencias de dinero.
En el caso de tarjetas con cupones, si necesitás corregir el saldo podés hacerlo mediante:
Egreso de cupones, para descontar cupones registrados incorrectamente
Ingreso de cupones ficticios, para compensar diferencias en el saldo
De esta forma se mantiene la trazabilidad de cada cupón registrado en el sistema.
Quiero cobrar con tarjeta y veo que tengo que cargar muchas opciones, ¿hay algo más simple?
Sí. Si buscás una forma más simple de cobrar con tarjeta, podés crear la tarjeta como una cuenta dentro de Tesorería.
Para hacerlo debés ir a:
Tesorería → Cuentas
Allí podrás crear una cuenta con el nombre de la tarjeta y configurar, si lo necesitás:
Planes de cuotas
Recargos
Condiciones de cobro
De esta manera, al momento de cobrar una venta el proceso será más rápido, ya que no tendrás que completar datos como lote o número de cupón.
Tené en cuenta que si utilizás esta modalidad no podrás llevar el control de cupones de tarjeta dentro del sistema.
¿Cómo consultar el saldo y los movimientos de la caja?
Puedes consultar los movimientos desde:
Tesorería > Movimientos
Desde esta sección podrás visualizar el detalle de ingresos y egresos registrados en cada caja.
👉 Haz clic aquí para ver la guía completa del procedimiento.
¿Para qué sirve la planilla diaria?
La planilla diaria permite visualizar todos los movimientos de dinero registrados durante el día.
En esta planilla se muestran, por ejemplo:
Cobros realizados
Pagos registrados
Ingresos y egresos manuales
Movimientos entre cuentas o cajas
Es una herramienta útil para revisar y controlar los movimientos del día antes de realizar el cierre de caja.
En planilla diaria no aparece ningún monto, ¿qué puede estar pasando?
Si la planilla diaria aparece sin movimientos, generalmente se debe a que no se seleccionó un período de fechas.
Para visualizar la información correctamente, debés seleccionar el rango de fechas que querés consultar y luego realizar la búsqueda.
¿Qué diferencia hay entre Movimientos de caja, Planilla diaria y Consulta de apertura y cierre?
Estas tres opciones permiten visualizar información de caja, pero cumplen funciones diferentes:
Movimientos de caja
Muestra el detalle de cada ingreso y egreso registrado en la caja.
Planilla diaria
Permite visualizar todos los movimientos realizados durante el día o en un período determinado, facilitando el control antes del cierre de caja.
Consulta de apertura y cierre
Permite revisar los registros de apertura y cierre de caja, incluyendo los montos iniciales y finales de cada jornada.
¿Es posible registrar movimientos con una fecha anterior a la apertura de la caja?
No es posible generar movimientos con fechas previas a la fecha de apertura de la caja.
Si necesitas registrar un cobro o pago con una fecha anterior, deberás utilizar una caja que no requiera apertura y cierre, como una caja administrativa o central.
¿De qué manera se registra un egreso o retiro de dinero?
Para registrar un retiro de dinero sigue estos pasos:
Ingresa a Tesorería > Otros ingresos/egresos.
Haz clic en Egreso.
Luego completa los siguientes datos:
Fecha: momento en que se realiza el retiro.
Descripción: por ejemplo "Retiro personal".
Caja: selecciona la caja correspondiente.
Tipo de valor: efectivo u otro medio.
Monto: importe retirado.
Haz clic en (+) Agregar y luego confirma la operación.
El sistema registrará el egreso de dinero de la caja seleccionada.
Quiero que al abrir la caja me traiga el saldo de efectivo sin transferir todo el dinero, ¿cómo hago?
Sí, es posible hacerlo.
Para que al abrir la caja el sistema traiga el saldo de efectivo del cierre anterior, es necesario que la cuenta de efectivo no esté configurada para transferir el saldo automáticamente al cerrar la caja.
En ese caso, el funcionamiento sería el siguiente:
Antes de realizar el cierre de caja, transferí manualmente el dinero que necesites mover a otra cuenta o caja.
Dejá en la caja únicamente el monto de efectivo con el que querés comenzar la próxima jornada.
Cerrá la caja normalmente.
Cuando vuelvas a abrir la caja, el sistema tomará como saldo inicial el efectivo que quedó registrado en el cierre anterior. De esta manera podrás continuar trabajando con ese monto sin necesidad de transferir todo el dinero automáticamente.
¿Es posible anular una transferencia de saldo ya realizada?
No es posible anular transferencias de saldo.
Como alternativa, puedes realizar un movimiento inverso.
Por ejemplo, si transferiste un monto desde la cuenta A hacia la cuenta B, puedes revertirlo transfiriendo el mismo monto desde la cuenta B hacia la cuenta A.
¿Se pueden exportar los movimientos de todas las cuentas?
Sí. Podés exportar los movimientos registrados en el sistema desde el módulo de Tesorería.
Para hacerlo:
Ingresá a Tesorería → Movimientos.
Accedé al detalle de movimientos de la forma de pago o cuenta que querés consultar.
Aplicá los filtros de fechas según el período que necesites analizar.
Hacé clic en el botón Exportar para descargar la información.
El sistema generará un archivo que podrás utilizar para analizar los movimientos fuera del sistema o realizar conciliaciones.
💡 Importante: recordá aplicar los filtros de fechas antes de exportar para obtener únicamente los movimientos del período que necesitás.
En la consulta de apertura y cierre los indicadores aparecen en negativo, ¿se puede modificar?
Los valores que aparecen en la consulta de apertura y cierre reflejan los montos y diferencias registrados en la caja.
Si un indicador aparece en negativo, significa que el saldo registrado en el sistema es mayor o menor al ingresado por el usuario al momento de hacer el cierre.
Para corregirlo, es necesario revisar los ingresos, egresos o movimientos registrados en la caja, ya que esos datos son los que determinan el saldo final.
Estamos para acompañarte en lo que necesites.
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