En esta guía, te mostraremos como activar la función de reserva de stock y como es el funcionamiento de la misma. También podrás ver como gestionar dichas reservas y en caso de no utilizar la función podrás aprender como deshabilitarla.
🚀La reserva de stock te será de utilidad para tener tu stock siempre actualizado, sobre todo si utilizas integraciones con tiendas online🚀
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¿Qué es la reserva de stock?
La reserva de stock es una herramienta útil para asegurar que los productos que se encuentran en tu inventario estén disponibles para los pedidos que recibes. Esto es especialmente importante si tienes un alto volumen de ventas y necesitas asegurarte de que no te quedes sin stock de tus productos más populares o por el caso contrario se sobrevenda stock que no tienes disponible.
Las reservas se generan a través de pedidos, ya sean pedidos manuales cargados en Dux, o pedidos que vienen de tiendas online.
¿Cómo funciona la reserva de stock?
La reserva de stock funciona al asignar una cantidad específica de productos a un pedido en particular. Esto significa que, aunque el producto aún se encuentre en tu inventario, ya no estará disponible para otros pedidos hasta que se complete el pedido en el que se reservó.
Por ejemplo, si tienes 100 unidades de un producto en tu inventario y recibes un pedido para ese producto de 10 unidades, esas unidades pasarán a stock reservado. Esto asegura que cada pedido tenga suficiente stock para ser completado sin afectar el inventario disponible para otros pedidos.
Activar la función
1. Ir a configuración > general > empresa > configuración avanzada.
2. Luego deberás hacer clic en GUARDAR.
Al activar la función se habilita la reserva de stock para todo tipo de pedidos, tanto manuales como pedidos que vienen de tiendas online.
¿Cómo reservar stock?
Las reservas se generan a través de pedidos, ya sean pedidos manuales cargados en Dux, o pedidos que vienen de tiendas online.
Pedidos manuales
1. Ir al módulo de facturación > pedidos > nuevo pedido.
2. En la pantalla de nuevo pedido, deberás hacer la carga del mismo como usualmente la realizas.
🚀¿Necesitas ayuda para cargar un nuevo pedido?🚀
Podrás acceder al proceso a través de la siguiente guía Gestiona tus Pedidos.
3. Luego desde el módulo de stock > consulta de stock podrás ver las unidades reservadas de cada producto.
4. ¡Y eso es todo! Ahora el stock para ese producto estará reservado para ese pedido en particular y no estará disponible para otros pedidos y/o ventas.
Integraciones
Es importante asegurarse de que los productos de la tienda online (ya sea Mercado Libre, Tienda Nube, WooCommerce, etc.) estén correctamente vinculados con los productos de Dux. Si la publicación no tiene un producto vinculado o el producto vinculado no es el correcto, esto puede afectar a que la reserva no se realice de manera exitosa.
Para mostrar en la práctica como funciona, tomaremos como ejemplo un pedido de Mercado Libre, pero para todas las integraciones funciona de la misma manera.
Configura el depósito de donde se reserva
Para poder reservar stock de pedidos de tiendas online, las publicaciones deben tener activa la sincronización de stock. Podrás configurar que deposito o depósitos son los que van a sincronizar, y dichos depósitos serán donde se generen las reservas.
Para eso, deberás ir al módulo de Mercado Libre > Publicaciones.
Con los filtros disponibles, podrás buscar los artículos y sincronizar el stock del depósito que queremos. Para más información sobre como activar reglas de sincronización, podés ingresar a esta guía: ¿Cómo integrar y utilizar Mercado Libre?
A TENER EN CUENTA:
En caso de que elijas más de un depósito para sincronizar, la reserva de stock se hará en el depósito donde más stock haya de ese producto.
En caso de que todos los depósitos tengan la misma cantidad, se irán haciendo las reservas de distintos depósitos cada vez que se realice un pedido del producto.
En caso de tener activa la facturación automática y también la reserva de stock, apenas ingresa el pedido se generara la reserva, pero automáticamente pasara a facturarse, por ende la reserva también.
Al ingresar un pedido que viene de una tienda online, en el momento que dicho pedido figura en Dux, se reserva stock:
*Si el pedido tiene más de un producto, se generará la reserva de cada uno.
*Si los productos tienen distintas cantidades, cada reserva respetará esas cantidades.
*Si el pedido incluye un producto compuesto, en reservas podrás visualizar la cantidad del combo reservado, pero también se generará la reserva de los productos simples que lo componen.
Cómo ver los productos reservados
Podrás acceder a las reservas desde el módulo de Stock > Consulta Stock > Stock Reservado
Allí encontrarás diferentes filtros disponibles para realizar la búsqueda de reservas, como por ejemplo el canal (si se hizo de pedido manual, de mercado libre, tienda nube, etc.), buscar las reservas por un depósito en particular, entre otros:
Luego de realizar la búsqueda, podrás visualizar la información:
Fecha de reserva: aquí podrás visualizar la fecha y hora en la que se realizó la reserva.
Canal de reserva: aquí podrás visualizar el canal desde donde ingresó esa reserva.
Usuario: si la reserva se realizó desde una tienda online, aquí podrás visualizar el nombre del usuario de la tienda que generó esa reserva.
Estado: aquí podrás visualizar el estado de la reserva. Si figura facturada es porque el pedido que genero esa reserva se generó como venta, si figura reservada es porque aún se encuentra pendiente, y si figura anulada puede ser que el pedido haya sido cancelado/anulado y por ende la reserva se anula de manera automática, o puede ser que se haya anulado directamente la reserva.
Número de orden: aquí podrás visualizar el número de pedido asociado a esa reserva.
Id publicación: en caso de que la reserva provenga de una tienda online aquí podrás visualizar la publicación afectada.
Cod Producto: aquí podrás visualizar el codigo de producto asociado a la reserva. Si es un pedido manual será el código elegido al momento de cargarlo, y si es un pedido de una tienda será el código vinculado a la publicación que tenga el pedido.
Producto: aquí podrás visualizar el nombre de producto asociado a la reserva. Si es un pedido manual será del producto elegido al momento de cargarlo, y si es un pedido de una tienda será el producto vinculado a la publicación que tenga el pedido.
Talle: aquí podrás visualizar la variante de talle afectada en la reserva. En caso de no manejar variantes este apartado estará vacío.
Color: aquí podrás visualizar la variante de color afectada en la reserva. En caso de no manejar variantes este apartado estará vacío.
Cantidad: aquí podrás visualizar la cantidad de unidades que se reservaron de ese producto en esa reserva puntual.
Depósito: aquí podrás visualizar el depósito en donde se generó la reserva.
Fecha de facturación: aquí podrás visualizar la fecha de facturación de la reserva, que será cuando el pedido se facture (como comprobante no fiscal o como factura)
Fecha anulación: aquí podrás visualizar la fecha de anulación de la reserva, que puede ser cuando el pedido se anula o si se anuló manualmente la reserva.
Facturar y/o remitir pedido
Facturar y/o remitir el pedido son las únicas acciones que harán que las unidades que se encuentran en stock reservado desaparezcan. Recién cuando se facture o remita el pedido se descontarán las unidades del Stock Real.
Pedidos manuales:
Para facturar/remitir un pedido deberás buscar el pedido y hacer clic en el botón de la ruedita, dentro de la misma seleccionaremos la opción de Facturar o Remito.
¿Qué sucede si facturo o remito de manera parcial el pedido?
En el caso de que se desee facturar o remitir el pedido de manera parcial, el apartado de Stock Reservado cambiará y mostrará las unidades que restan para completar la facturación o remito.
Ejemplo: pedido por 100 unidades y se facturan 40 unidades, se anulará la reserva por las 100 unidades y se generará una nueva reserva por la diferencia, en este caso 60 unidades.
Integraciones
Si se tiene activa la facturación automática y también la reserva de stock, apenas ingresa el pedido se generará la reserva, pero automáticamente pasará a facturarse, por ende la reserva también.
En caso de no utilizar facturación automática, el pedido ingresará al sistema y en ese momento se generará la reserva de stock. Ese stock quedará guardado por más que el pedido no se facture en el momento, de esta forma tu stock siempre estará actualizado y sincronizado correctamente con la tienda.
Cuando el pedido se factura (ya sea como comprobante no fiscal o como factura), la reserva de stock se facturará y la reserva pasará de estado reservado a estado facturado.
Anular reservas
Anular pedido
Si el pedido realizado se anula, la reserva de stock generada a partir de ese pedido, también pasará a estar en estado ANULADA. Lo que liberará esas unidades de la reserva y pasarán a formar parte de tu stock disponible nuevamente.
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo de facturación > pedidos, buscar el pedido que desees anular y desde el botón de la ruedita hacer clic en anular.
2. De manera automática, la reserva se anulará también y en los movimientos de stock podrás ver la misma.
Pedido realizado y Stock reservado:
Pedido Anulado y Stock Disponible:
Pedido cancelado
Si el pedido de la tienda online se cancela en Dux la reserva se anulará y el stock que se encontraba reservado por ese pedido pasará a estar disponible con el resto de tu stock.
En caso de que el pedido ya haya sido facturado y luego se cancele, el proceso es diferente ya que no habría una reserva pendiente ahi. Se debe seguir el proceso normal de cancelar esa venta, ya sea manualmente (comprobantes no fiscales) o con una nota de crédito (factura válida)
Anular reserva individual
Podrás anular la reserva de stock realizada por un pedido, sin tener que anular el pedido también.
1. Ir a stock > consulta de stock > stock reservado.
2. En la pantalla de las reservas de stock, utilizando los filtros disponibles, podrás buscar la/las reservas del pedido que necesites.
3. Desde el botón azul al lado de cada reserva (izquierda), podrás anular la misma.
4. ¡Y listo! Las unidades de esa reserva se liberarán y pasarán a formar parte de tu stock disponible nuevamente.
Anular reservas de manera masiva
Podrás anular reservas de manera masiva, para no realizar el proceso una por una.
1. Ir a stock > consulta de stock > stock reservado.
2. En la pantalla de las reservas de stock, deberás hacer clic en ANULAR RESERVA MASIVA.
3. Podrás filtrar por la siguiente información:
Fecha desde/hasta: podrás seleccionar un periodo específico
Canal Reserva: podrás seleccionar la opción para anular las reservas. Por defecto, se mostrará la opción "TODOS", o podrás elegir de qué canal deseas anular las reservas:
Depósito: te permitirá seleccionar el depósito donde deseas anular las reservas.
4. Por último deberás hacer clic en ACEPTAR.
5. ¡Y listo! En base a la información filtrada anteriormente, las reservas quedarán anuladas.
En caso de no querer utilizar la función de reserva, podrás deshabilitarla desde CONFIGURACIÓN > GENERAL > EMPRESA > CONFIGURACIÓN AVANZADA.
Podés escribir a nuestra mesa de ayuda si tienes inquietudes sobre esta u otras funcionalidades, y acceder a los recursos de aprendizaje disponibles: