En esta guía te mostramos cómo utilizar el módulo contable en Dux, incluyendo las principales herramientas disponibles para gestionar la información contable dentro del sistema.
Vas a aprender cómo:
Activar el módulo contable
Configurar el plan de cuentas
Entender cómo se generan los asientos automáticos
Registrar asientos manuales y usar plantillas
Consultar el Libro Diario y el Libro Mayor
Gestionar períodos contables y realizar cierres
Revertir asientos y generar asientos retroactivos
¿Qué es el módulo contable?
El módulo contable de Dux registra y organiza toda la información contable generada por los movimientos del sistema. Desde aquí podés:
Generar asientos contables automáticos
Registrar asientos contables manuales
Gestionar el plan de cuentas
Consultar el Libro Diario y el Libro Mayor
Exportar la información contable a Excel
Activación del módulo contable
Si aún no tenés activo el módulo contable, al ingresar al apartado Contable dentro del sistema visualizarás una pantalla de inicio con información sobre el funcionamiento del módulo.
1. Ingresá al apartado Contable dentro del sistema.
2. Hacé clic en el botón Activar módulo.
Una vez activado, el sistema habilitará automáticamente las siguientes herramientas:
Plan de cuentas
Libro Diario
Libro Mayor
Configuraciones contables
Sumas y saldos
Plantilla
Plan de cuentas
El plan de cuentas es donde se encuentran todas las cuentas contables utilizadas por el sistema.
Desde este apartado podrás:
Visualizar las cuentas existentes
Crear nuevas cuentas contables
Editar cuentas
Utilizarlas en los asientos contables
Plan de cuentas por defecto
Al activar el módulo contable, Dux incluye un plan de cuentas configurado por defecto.
Este plan permite comenzar a utilizar el módulo sin necesidad de configurarlo desde cero.
De todas formas, siempre podrás:
Agregar nuevas cuentas
Modificar las existentes
Adaptarlo a la estructura contable de tu empresa.
Crear cuenta desde el botón Nueva cuenta
Podés crear una cuenta haciendo clic en el botón Nueva cuenta, ubicado en la parte superior del plan de cuentas.
Esto abrirá una ventana donde deberás completar manualmente la información de la cuenta:
Cuenta padre (opcional)
Código de cuenta
Nombre de la cuenta
Tipo de cuenta
Esta opción es útil cuando necesitás crear una cuenta específica y querés definir todos sus datos manualmente.
Crear cuenta desde el botón + de una cuenta padre
También podés crear cuentas más rápidamente utilizando el botón + que aparece junto a cada cuenta del plan.
1. En el listado del plan de cuentas, ubicá la cuenta padre bajo la cual querés crear la nueva cuenta.
2. Hacé clic en el botón + que aparece junto a esa cuenta.
Cuando utilizás esta opción:
La nueva cuenta se crea dentro de la cuenta padre seleccionada
El sistema genera automáticamente el código contable siguiendo la secuencia
Por ejemplo:
1 → Activo
1.1 → Activo corriente
1.1.1 → Caja y bancos
Si presionás + sobre la cuenta Caja y bancos (1.1.1), donde la última secuencia es 1.1.1.4 el sistema agregará automáticamente la jerarquía de la cuenta, por ejemplo 1.1.1 para que coloques el 5:
Esto permite cargar cuentas de forma mucho más rápida, sin tener que completar manualmente toda la estructura.
Configuración de cuentas contables
En este apartado se definen las cuentas contables que utilizará el sistema para generar los asientos contables automáticos.
Desde aquí podrás configurar las cuentas contables asociadas a distintos procesos del sistema, como por ejemplo:
Ventas
Compras
Otras configuraciones relacionadas con los dos anteriores
Estas configuraciones permiten que, al registrar movimientos en el sistema, los asientos contables se generen automáticamente utilizando las cuentas definidas.
Diferencia entre ventas de productos y servicios
Dentro del plan de cuentas se incluyen cuentas específicas para registrar distintos tipos de ventas:
Venta por comercialización de mercadería → utilizada para productos
Ventas por prestación de servicios → utilizada para servicios
El sistema determina automáticamente cuál utilizar según la configuración del ítem:
Si el ítem está configurado como stockeable, se considera producto
Si el ítem está configurado como no stockeable, se considera servicio
Configuración contable en gastos
A diferencia de otros movimientos del sistema, las cuentas contables de los gastos no se configuran desde el apartado Configuración de cuentas.
En este caso, la cuenta contable se define dentro de cada tipo de gasto.
Para configurarla:
Ir a Base de datos
Ingresar en Gastos
Editar o crear un gasto
Seleccionar la cuenta contable correspondiente
De esta manera, cada gasto quedará asociado a una cuenta contable específica, que será utilizada cuando se genere el asiento contable del gasto.
Asociación de cuentas contables a formas de pago
También es posible asociar cuentas contables a las formas de pago.
Esto permite que, cuando se registren cobros o pagos, el sistema utilice la cuenta contable correspondiente según la forma de pago utilizada.
Por ejemplo:
Efectivo
Transferencia
Tarjeta
Mercado Pago
Formas de pago por defecto
Para configurarla o modificarla:
Ingresar al módulo Configuración
Ir a General - Empresa
Buscar el apartado Formas de pago
Seleccionar la forma de pago correspondiente
Asignar o modificar la cuenta contable
De esta manera, cuando se utilice esa forma de pago en una operación, el sistema utilizará la cuenta configurada para generar el asiento contable.
Formas de pago creadas
Si creás nuevas formas de pago personalizadas, también podrás asignarles una cuenta contable.
Para hacerlo:
Ingresar a Configuración
Ir a Tesorería - Cuentas
Crear o editar una forma de pago
Seleccionar la cuenta contable correspondiente
Una vez configurada, esa cuenta será utilizada en los asientos contables cuando se registre un cobro o pago utilizando esa forma de pago.
💡 En el módulo contable de Dux, las cuentas contables se configuran en distintos lugares según el tipo de movimiento:
Movimientos | Dónde se configura |
Ventas / Compras | Contable - Configuración de cuentas |
Gastos | Base de datos - Gastos |
Cobros / Pagos | Formas de pago |
Asientos contables
Los asientos contables son los registros que reflejan los movimientos económicos de la empresa.
En Dux existen dos tipos:
Asientos automáticos
Asientos manuales
Asientos contables automáticos
El sistema genera automáticamente asientos contables cuando se realizan determinados movimientos en Dux. No es necesario cargarlos a mano. Actualmente se generan asientos automáticos para:
Ventas
Compras
Gastos
Pagos
Cobros
Notas de crédito de venta
Notas de débito de venta
💡 La clasificación fiscal de los asientos también es automática: las facturas fiscales se clasifican como FISCAL y los comprobantes internos como NO_FISCAL. Si un comprobante cambia su condición fiscal, el sistema actualiza la clasificación automáticamente.
Asientos contables manuales
Además de los automáticos, podés registrar asientos manuales para contabilizar movimientos que no se generan automáticamente. Podés hacerlo desde el Libro Diario, el Libro Mayor o el Plan de cuentas.
1. Ingresá a Contable > Libro Diario (o Libro Mayor, o Plan de cuentas).
2. Hacé clic en la opción para crear un nuevo asiento.
3. El sistema te ofrecerá dos opciones: Asiento en blanco o Desde una plantilla.
4. Completá las cuentas, importes y descripción.
5. Hacé clic en Guardar asiento para registrarlo.
Esto te permite registrar cualquier movimiento que no se genere automáticamente desde el sistema.
Plantillas de asientos contables
Las plantillas te permiten guardar modelos de asientos manuales para reutilizarlos en futuras registraciones. Son especialmente útiles para operaciones recurrentes, ya que el sistema precarga las cuentas contables, la descripción y la posición de cada línea (debe/haber) sin necesidad de completarlos cada vez.
⚠️ Los importes no se almacenan en la plantilla y deben ingresarse manualmente cada vez que generás el asiento.
Crear una plantilla --- seguir desde aca
1. Ingresá a Contable > Plantilla.
2. Hacé clic en el botón Nueva plantilla.
3. Completá en la ventana emergente:
• Nombre y descripción de la plantilla.
• Cuentas contables: seleccioná cada cuenta, agregá un comentario si querés y definí si corresponde al Debe o al Haber.
4. Hacé clic en Agregar para incorporar cada cuenta.
5. Una vez lista, hacé clic en Crear plantilla para guardarla.
Gestionar plantillas existentes
Desde Contable > Plantilla podés ver todas las plantillas creadas, desplegarlas para consultar su detalle, conocer cuántas plantillas disponibles quedan, y editar o eliminar cualquier plantilla existente.
Usar una plantilla para generar un asiento
1. Al crear un asiento manual, seleccioná la opción Desde una plantilla.
2. El sistema mostrará un selector con todas las plantillas guardadas para la empresa. Seleccioná la plantilla deseada. El sistema precarga la descripción, las cuentas y el tipo de línea (debe/haber).
3. Ingresá los importes manualmente. Si es necesario, agregá o eliminá líneas antes de guardar.
4. Hacé clic en Guardar asiento para registrarlo
Libro Diario
El Libro Diario muestra todos los asientos contables registrados en el sistema en orden cronológico.
Desde aquí podrás:
Consultar los asientos registrados
Crear asientos manuales
Duplicar asientos
Eliminar asientos (si el permiso está habilitado)
Exportar la información a Excel
Filtrar asientos por clasificación fiscal (FISCAL / NO_FISCAL)
Duplicar asiento
Desde el Libro Diario podés duplicar un asiento contable existente.
Al duplicarlo:
Se copia todo el asiento completo
Se replican todas las cuentas contables afectadas
Se mantienen los importes y estructura del asiento
Esto es útil cuando necesitás registrar asientos similares de forma rápida.
Eliminar asiento
También es posible eliminar asientos contables desde el Libro Diario.
Para utilizar esta función es necesario que esté habilitado el permiso de aplicación correspondiente.
Una vez habilitado, el usuario podrá eliminar asientos directamente desde el Libro Diario.
Libro Mayor
El Libro Mayor permite consultar el detalle de movimientos de cada cuenta contable.
Desde aquí podrás:
Ver los movimientos de cada cuenta
Analizar saldos
Exportar la información en formato Excel
Exportar información
Tanto el Libro Diario como el Libro Mayor pueden exportarse en formato Excel.
Esto permite:
Analizar la información fuera del sistema
Compartir reportes con el contador
Generar informes contables adicionales
Reprocesar asientos y generar retroactivos
Reprocesar asientos contables
La función Reprocesar asientos contables permite actualizar asientos ya generados cuando se modifica la configuración contable.
Esto es útil, por ejemplo, cuando:
Se estaba utilizando una cuenta contable
Se decide reemplazarla por otra cuenta nueva
En ese caso:
Se modifica la configuración contable correspondiente.
Se ejecuta la opción de reprocesar asientos.
El sistema actualizará los asientos contables existentes para que utilicen la nueva cuenta configurada.
Generar asientos contables retroactivos
Dux permite generar asientos contables retroactivos para movimientos que se registraron antes de activar el módulo contable.
Por ejemplo:
Si hoy activás el módulo contable, podés indicar al sistema que genere los asientos de movimientos anteriores.
Actualmente esta función está disponible para:
Ventas
Compras
Gastos
Cobros
Pagos
Próximamente se incluirán:
Notas de crédito de venta
Notas de débito de venta
Costo de mercadería vendida
Devoluciones
Revertir un asiento contable
La funcionalidad de Reversión de Asientos Contables genera automáticamente un nuevo asiento que anula contablemente a uno existente, invirtiendo sus cuentas e importes. Esto permite corregir movimientos ya registrados sin necesidad de modificar ni eliminar el asiento original, manteniendo la trazabilidad completa entre ambos registros.
Esta funcionalidad permite:
Corregir asientos contables registrados por error.
Mantener intacto el asiento original para conservar el historial.
Generar automáticamente el asiento inverso sin cargarlo manualmente.
Conservar la trazabilidad entre el asiento original y su reversión.
Proceso de reversión
1. Ingresá a Contable > Libro Diario.
2. Localizá el asiento que querés revertir.
3. Hacé clic en el botón Reversionar.
4. El sistema mostrará los detalles del asiento original con las cuentas e importes invertidos. Seleccioná o confirmá la fecha para el asiento de reversión.
5. Hacé clic en Confirmar reversionar.
El sistema valida que el asiento pueda revertirse y que la fecha corresponda a un período habilitado. Si todo es correcto, genera automáticamente el asiento de reversión. El asiento original queda marcado como Reversionado en el Libro Diario.
⚠️ IMPORTANTE: La fecha de reversión debe pertenecer a un período contable en estado Abierto o Cerrado parcialmente. No es posible revertir un asiento si la fecha corresponde a un período Cerrado definitivamente.
💡La reversión no modifica ni elimina el asiento original. Un asiento puede revertirse una única vez. No es posible reversionar un asiento que haya sido generado como reversión de otro asiento.
Gestión de períodos contables
La gestión de períodos contables permite administrar los distintos períodos en los que se registran los asientos, brindando mayor control sobre la información y evitando modificaciones no deseadas en períodos ya cerrados.
Con esta herramienta podés:
Organizar la registración contable por períodos.
Evitar la carga o modificación de asientos en períodos cerrados.
Permitir que el contador siga realizando ajustes sobre un período ya finalizado mediante un cierre parcial.
Realizar un cierre definitivo cuando el período ya no deba admitir modificaciones.
Estados de un período contable
Abierto: Es el período vigente. Permite registrar y modificar asientos. Solo puede haber uno abierto a la vez.
Cerrado parcialmente: El período ya finalizó pero sigue aceptando ajustes. Se muestra advertencia visual al registrar asientos.
Cerrado definitivamente: Período bloqueado en modo solo lectura. No permite nuevos asientos ni modificaciones. La acción es irreversible.
Generación de períodos
Solo puede existir un período contable vigente en estado Abierto a la vez. Al crear un nuevo período, el sistema valida que las fechas no se superpongan con períodos existentes y que la fecha de inicio sea anterior o igual a la de fin. Los asientos generados sin fecha específica se imputan automáticamente al período abierto vigente. Si no existe un período abierto, el sistema bloquea la operación.
El próximo período puede crearse de dos formas:
Automáticamente: si al configurar el período se define una fecha de cierre, el sistema crea el siguiente período automáticamente al alcanzar esa fecha.
Manualmente: el usuario realiza el cierre en forma manual y genera el nuevo período desde la gestión correspondiente.
Tipos de cierre
Cierre parcial
1. Ingresá al módulo Contable > Configuración de cuenta.
2. Hacé clic en la sección Configuración de períodos.
3. Hacé clic en Cerrar período. Ejecutá la acción Cerrar parcialmente.
4. Confirmá la acción cuando el sistema lo solicite.
El período cambia a estado Cerrado parcialmente y el sistema te permite crear el próximo período.
⚠️ IMPORTANTE: El período cerrado parcialmente sigue aceptando asientos, pero el sistema mostrará una advertencia visual indicando que estás registrando sobre un período ya cerrado parcialmente.
Cierre definitivo
1. Ingresá al módulo Contable > Configuración de cuenta.
2. Hacé clic en la sección Configuración de períodos.
3. Seleccioná el período abierto o cerrado parcialmente que querés cerrar definitivamente. Ejecutá la acción Cerrar definitivamente.
4. El sistema mostrará una confirmación explícita indicando que la acción es irreversible.
⚠️ IMPORTANTE: Al confirmarse, el período pasa a estado Cerrado definitivamente. Desde ese momento, no se permiten nuevos asientos ni modificaciones.
Sumas y saldos
La función Sumas y saldos permite visualizar un resumen contable similar a un balance de sumas y saldos tradicional.
Este reporte muestra:
Movimientos de cada cuenta
Débitos
Créditos
Saldos
Es una herramienta útil para analizar el estado contable general de la empresa.
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