En esta guía vas a aprender cómo configurar y utilizar el módulo contable de Dux. Este módulo te permite registrar automáticamente o de forma manual todos los movimientos contables de tu empresa y consultar libros oficiales como el Diario y el Mayor.
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¿Para qué sirve el módulo contable?
Este módulo te permite llevar un registro organizado de los movimientos contables de tu empresa, facilitando la gestión interna, reportes financieros y cumplimiento fiscal. Podrás configurar el plan de cuentas, automatizar asientos y consultar los libros Diario y Mayor.
¿Cómo habilitar el módulo?
1. Ir al módulo de Configuración > General > Perfiles de Acceso.
2. En el apartado de buscador, deberás colocar la palabra “Contable”.
3. Allí deberás tildar los apartados correspondientes en el perfil que desees que tenga acceso.
🚨 Recordá cerrar sesión y volver a entrar para que se apliquen los cambios.🚨
¿Cómo acceder al módulo?
Dentro de tu cuenta Dux, en el apartado izquierdo podrás visualizar el módulo Contable.
En algunas pantallas, podrás visualizarlo de la siguiente manera:
Plan Cuentas
Antes de registrar movimientos, necesitás definir las cuentas que vas a utilizar. El plan de cuentas refleja la estructura contable de tu empresa.
Podrás solicitar que se active un plan de cuentas estándar por defecto, o cargar tus propias cuentas de manera manual o por Excel.
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo Contable > Plan cuentas.
2. Hacer clic en Nueva Cuenta.
3. Al crear una nueva cuenta, completá los siguientes campos:
Seleccionar cuenta padre: aquí deberás seleccionar a que cuenta padre quedará asociada. Por ejemplo: si es un activo, un pasivo, etc.
Código: aquí deberás colocarle un código a la cuenta. Normalmente, se sigue la codificación dejada en las cuentas padres, por ejemplo: Activos - 1000, la nueva cuenta de activos puede tener numeración 1001.
Nombre: aquí deberás colocarle un nombre a la cuenta.
🚀Usá una codificación ordenada para facilitar la lectura del Libro Mayor.🚀
4. Por último, hacer clic en guardar.
5. Una vez generada, en el borde superior derecho podrás visualizar el cartelito con la confirmación.
La configuración de una cuenta se realiza una sola vez, y podrás agregar nuevas cuentas o editar las que están siempre y cuando no tenga movimientos.
Asociar cuenta a forma de pago
Para un correcto funcionamiento en el registro de asientos relacionados con los pagos y cobros, se deberán asociar las cuentas contables a las formas de pago que utilices en el día a día.
Es importante asociar una cuenta contable a cada forma de pago para que el sistema pueda registrar automáticamente los movimientos en los libros contables. Esto asegura que los asientos reflejen correctamente cómo ingresa o egresa el dinero según el medio utilizado (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).
Actualmente, los asientos asociados a compras (pagos) deberán cargarse manualmente, ya que por el momento no se encuentra automatizado.
Formas de pago por defecto
Desde el módulo de configuración > Empresa > Formas de pago, vas a poder asociar las formas de pago que vienen por defecto (Efectivo, Tarjetas y Cheques) a una cuenta contable.
Luego de asociarla, hace clic en guardar.
Formas de pago creadas
Al momento de dar de crear una nueva forma de pago desde Tesorería > Cuentas, podrás asociar la misma a una cuenta contable que ya tengas creada.
De esta forma, al utilizar la modalidad en un cobro a cliente o en un pago a proveedor, se asociará esa cuenta en el registro de asientos.
En caso de que la forma de pago se encuentre creada previamente, podrás asociarla a una cuenta contable desde Tesorería > Cuentas, haciendo clic en el botón de editar (lápiz) en dicha forma de pago.
¿Necesitas ayuda para cargar las formas de pago?
En la siguiente guía podrás encontrar toda la información ¿Cómo crear formas de pago?
Cuentas
Una vez que creas las cuentas contables, el siguiente paso es configurarlas para que el sistema pueda usarlas automáticamente al generar ventas.
Configuración
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo Contable > Configuración cuentas.
2. Allí podrás visualizar 3 apartados: Contactos - Ventas y Compras - Inventario.
3. En esta pantalla, deberás elegir a que cuenta creada se asociará cada uno de los campos. Por ejemplo: los clientes quedan asociados con deudores por ventas.
Si por error se configura una misma cuenta para más de un campo, el sistema no podrá luego generar el asiento de manera correcta.
4. Una vez configuradas las cuentas, deberás hacer clic en guardar.
Asientos automáticos
Cuando se hayan configurado las cuentas como vimos en el paso anterior, al momento de generar una venta de manera automática se van a generar los asientos contables, que podrás visualizarlos desde el Libro Diario.
Por ejemplo:
Configuración realizada:
Venta generada:
Asientos generados automáticamente:
Actualmente, los asientos asociados a compras deberán cargarse manualmente, ya que por el momento no se encuentra automatizado.
Carga de Asientos Contables
Como mostramos en el apartado anterior, hay movimientos que pueden ser automatizados para que al generar dicho movimiento (por ejemplo una venta) el sistema genere por defecto el asiento correspondiente. En este apartado vamos a mostrar como cargar aquellos asientos que deben ser registrados manualmente.
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo Contable > Libro Diario.
2. Allí deberás hacer clic en Nuevo Asiento.
3. Luego, se te redirigirá a una nueva pantalla, donde podrás cargar la información del asiento:
Fecha: aquí deberás colocar la fecha del asiento.
Observación: aquí podrás colocar una observación/comentario al asiento.
Cuenta: aquí deberás elegir la cuenta a la que se le realizará el asiento.
Observaciones: aquí deberás colocar una observación asociada al movimiento.
Debe: aquí deberás colocar el importe correspondiente al Debe. Esto va a depender de la cuenta elegida.
Haber: aquí deberás colocar el importe correspondiente al Haber. Esto va a depender de la cuenta elegida.
El sistema está diseñado para cumplir con los principios básicos de la registración contable, y realiza controles automáticos para evitar errores. Estas son las validaciones que se aplican al momento de guardar un asiento:
Balance entre Debe y Haber
La suma total de los importes en el Debe, debe coincidir exactamente con la suma total del Haber. Si no están balanceados, el sistema no permite guardar el asiento.Doble partida obligatoria
El asiento debe tener al menos una cuenta con importe en el Debe y otra en el Haber. Esto garantiza que haya siempre un registro contable completo.Cuentas válidas y activas
Solo se pueden seleccionar cuentas que estén habilitadas y activas en el Plan de Cuentas. No es posible usar cuentas dadas de baja o incompletas.Importes mayores a cero
El sistema no permite líneas con valores en cero, para evitar registros sin impacto contable.Fecha dentro del período contable válido
Se valida que la fecha del asiento esté dentro de un ejercicio abierto o dentro del rango permitido por la configuración del sistema.
Luego deberás hacer clic en agregar.
Por ejemplo:
4. Una vez cargada la información del asiento, deberás hacer clic en guardar.
5. Luego, en el libro diario podrás visualizar el registro dejado previamente.
Los asientos contables también podrán ser generados desde Plan de Cuentas y ¡próximamente desde Libro Mayor!
Libro Diario y Libro Mayor
Dentro del módulo contable, el sistema permite consultar el Libro Diario y el Libro Mayor, herramientas fundamentales para el análisis y control de la contabilidad.
Libro Diario
El Libro Diario es un registro contable en el que se anotan, de forma cronológica, todas las operaciones económicas de una empresa, especificando las cuentas que intervienen y los importes en el Debe y el Haber.
El Libro Diario te será de utilidad para revisiones mensuales y auditorías internas o externas.
Para poder visualizar el libro, deberás seguir estos pasos:
1. Ir al módulo Contable > Libro Diario.
2. En la pantalla de Libro Diario, podrás visualizar dos filtros disponibles:
Fecha: podrás buscar asientos registrados en determinado período de tiempo.
Buscar: podrás buscar asientos registrados por nombre de cuenta asociada a ese asiento.
3. Luego de realizar la búsqueda, deberás hacer clic en Consultar.
4. Podrás visualizar en pantalla todos los asientos registrados en base a la búsqueda hecha.
Por ejemplo:
Al hacer clic en el nombre de la cuenta, te llevará a la información del libro mayor de la misma.
Libro Mayor
El Libro Mayor es un informe contable que muestra los movimientos agrupados por cuenta, permitiendo ver cómo se componen los saldos a lo largo del tiempo.
Para poder visualizar el libro, deberás seguir estos pasos:
1. Ir al módulo Contable > Libro Mayor.
2. En la pantalla de Libro Mayor, podrás visualizar dos filtros disponibles:
Cuenta Contable: aquí podrás buscar por la cuenta en específico que necesites revisar.
Período: aquí podrás filtrar por el período de tiempo que necesites revisar.
3. Podrás visualizar en pantalla la cuenta y todos los movimientos asociados y su saldo acumulado.
El Libro Mayor te ayuda a detectar inconsistencias y analizar saldos por cuenta.
Podés escribir a nuestra mesa de ayuda si tienes inquietudes sobre esta u otras funcionalidades, y acceder a los recursos de aprendizaje disponibles: